外国人研究者受入手続き詳細


外国人研究者受入フロー に対応した付番となっています

表内 印の付いたリンクには、学内からのみアクセスできます。

2. 安全保障輸出管理相談シートの提出(みなし輸出管理) (学内限定:T2Apps申請システム

3. 教員選考・受入承認手続き

問合せ先

教員選考・雇用等に係る手続きの問合せ先は下記の通りとなります。

大岡山学院等人事グループ (以下にご所属の場合)

理学院 School of Science
工学院 School of Engineering
物質理工学院 School of Materials and Chemical Technology
情報理工学院 School of Computing
環境・社会理工学院 School of Environment and Society
リベラルアーツ研究教育院 Institute for Liberal Arts

すずかけ台人事グループ (以下にご所属の場合)

生命理工学院 School of Life Science and Technology
科学技術創成研究院 Institute of Innovative Research
国際先駆研究機構 International Research Frontiers Initiative
元素戦略研究センター Materials Research Center for Element Strategy

職員第2グループ(上記以外にご所属の方)

※人事に関する英語でのお問い合わせはこちらから

客員研究員等の受入承認手続きに係る問い合わせ先は、各部局となります。

教員選考
(雇用者・特定教員)

教員選考手続き 特任教員等の選考(特定教員含む)

採用手続き
(雇用者)

② 採用事前手続き(採用3週間前まで)

大岡山学院等人事グループ
すずかけ台人事グループ

※人事に関する英語でのお問い合わせはこちら

業務委託手続き
(特定教員)

③ 業務委託事務手続き(委託3週間前まで)

大岡山学院等人事グループ
すずかけ台人事グループ

※人事に関する英語でのお問い合わせはこちら

受入承認手続き
(客員研究員)

 

 

④ 教授会(代議員会)に受入調書を提出して付議

※詳しくは所属部局の事務担当グループへお問い合わせください

⑤ 承認結果受理

⑥ 本人への通知および受入予定証明書(JSPS採択者は受入承諾兼誓約書)発行

⑦ JSPSに受入承諾兼誓約書を提出(JSPS採択者のみ)

※以下担当までお問い合わせください。

○外国人特別研究員 (一般) について
   研究推進部 研究資金支援課 研究資金助成グループ
   j-fellow@jim.titech.ac.jp 03-5736-3806

○外国人特別研究員 (一般) を除くその他の外国人研究者招へい事業について
   研究推進部 国際推進課 国際推進グループ
   ✉ kokusui.jsps@jim.titech.ac.jp /☎ 045-924-5692

給与振込口座登録
(雇用者)

⑧ 給与等の口座振込申出(5-③を参照)

ICカード

職員証・アクセスカードの申請

4. ビザ取得

ビザタイプの決定

本学で雇用される外国人研究者は教授ビザを取得します。
非雇用研究者がビザ相互免除国から来日する場合、90日以内の滞在ならば基本的にビザは不要ですが、滞在が90日を超える場合、教授ビザあるいは文化活動ビザを取得します。
なお、教授ビザおよび文化活動ビザの申請には、出入国在留管理庁(法務省)から発行される在留資格認定証明書(COE)の取得が必要です。家族を同伴して来日する場合には、家族ビザの申請・取得も同時に必要です。

参考:ビザ免除国・地域(短期滞在)
参考:非雇用研究者のビザの種類について

在留資格認定証明書発行申請

在留資格認定証明書(COE)の発行申請

教授ビザ、文化活動ビザ、家族ビザの申請に必要です。

ビザ取得依頼

ビザの申請

外国人研究者自身に、居住国の日本国大使館・領事館でビザ申請手続きを依頼します。

参考:領事館の管轄区域
参考:短期滞在ビザ免除国・地域

5. 来日手配

航空券の手配

航空券の手配

本学費用負担の旅行者について、以下 i か ii の手続きを行います。

i. JTBを通じて航空券の手配 を行うことができます。本学負担の旅行者による立替払いや搭乗証明(半券等)の提出は必要ありません。
ii. 本学負担の旅行者が、自身で航空券手配を行った場合には、航空運賃及び手当の払戻しを行います。手続きには、以下の提出が必要です。(概算請求による受領代理も可能。海外送金の場合は精算払い

(日本到着前)
 旅行代理店作成の行程表(あるいは行程が記載されたe-チケット)
 航空券の購入額詳細(航空賃、燃油料、空港税等)
 航空券の購入額と本人による支払および支払日が確認できる書類
 搭乗クラスが分かる書類

(日本に到着後)
 往路の搭乗半券(原本)もしくは本人が搭乗したことを証明できるもの。

(帰国後速やかに)
 復路の搭乗半券(PDF、画像で可)もしくは本人が搭乗したことを証明できるもの

※WRHプログラムでの招聘の場合は、上の書類をWRHプログラム事務室()にご提出ください。

租税条約適用の確認

② 租税条約適用の確認
 以下、i – iii すべてに該当する場合、申請前に所属の部局を通じて担当部署にお問い合わせください。

i. 研究者の居住国との間に租税条約がある
ii. 当該租税条約の条項中に該当項目がある(教授、研究、自由職業者(講演等))がある
iii. 研究者が租税条約の適用を希望している

!注意!
研究者の居住国の方が税率が高い場合など(特に欧米諸国)、租税条約を適用しない方がよいこともあります。また、研究者自身による自国での居住者証明書取得が必要な国もあり、それに時間を要します。受入が決まり次第、外国人研究者本人に適用の希望を確認してください。なお、適用を希望する場合には、非居住者等が支払を受ける日の前日までに、担当部局を通じて税務署長へ届出書等を提出している必要があります。

参考:我が国の租税条約等の一覧(国税庁)
参考:租税条約の申請をされる時(旅費・謝金)

口座情報登録

③ 口座情報登録(給与・謝金・旅費)

・給与等の口座振込申出(国内)
・外国送金支出依頼(謝金 旅費

※給与の外国送金については、給与グループにお問い合わせください。 

滞在場所の確保

④ 滞在場所の確保

参考:Tokyo Tech ハウジングサポート

6. 来日時手続き

採用時手続き
(雇用者)

① 労働条件通知書交付

人事課から発行される労働条件通知書を手交します。

② 来日時採用手続き

外国籍採用者提出書類 を担当人事グループに提出

・パスポートの写し・・・氏名と写真が確認できる部分の写し
・ビザの写し,在留カード(両面写し)・・・在留資格、在留期限及び住居地の分かる部分の写し

ICカード

③ ICカード(職員証・アクセスカード)の受領

担当人事グループにて必ず本人による受領が必要です

旅費精算

④ 来日旅費の精算(日本に到着後)

往路の搭乗半券(原本)もしくは搭乗証明を提出します。

※JTB手配の場合は、搭乗半券は必要ありません。
※WRHプログラムについては、WRHプログラム事務室宛()にお送りください。

参照:出張(旅費)手続きの必要書類海外招へい旅費

業務開始手続き
(特定教員)

⑤ 業務委託契約書(署名済)の写しを担当人事に提出

7. 勤務・活動期間中手続き

勤務報告
(雇用者)

① 勤務報告

所属部局勤務担当に所定の報告 を行います。

※WRHプログラムでの勤務報告様式はこちら
(WRHプログラムでの雇用期間中は、勤務のない月も報告が必要です)

謝金手続き
(招聘)

② 謝金支払い手続き

 参照:謝金の申請について

8. 来日時手続き(在留カードへの住所登録)

住所登録

適法に3ヶ月を超えて在留する外国籍の方(中長期在留者)には、入国時に「在留カード」が交付されます。在留カードの交付を受けた方は、住居地を定めてから必ず14日以内に住居地の市町村窓口(区役所など)で、在留カードをご持参の上、届出を行ってください。
この際、「住民登録」(住居での登録が必要。住民票が作成されます)、「住居地届出」(ホテルなどでの登録が可能。住民票は作成されません)いずれかの手続きを行います。

※詳細は、滞在先の区役所等へお問い合わせ下さい。

参考: 入国管理局HP大田区HP目黒区HP横浜市HP入国・在留手続き

9. 任期満了時・業務終了時手続き

退職手続き
(雇用者・特定教員)

退職手続き・任期満了手続き

発令の2週間前までに人事異動連絡票を提出します。特定教員(非雇用)も同様の手続きが必要です。

※自己都合による任期途中での退職時には、退職願が必要になります。

ICカード

② ICカード(職員証・アクセスカード)の返却

担当人事グループへ返却

10. 帰国後学内手続き

旅費の精算

帰国後速やかな旅費の精算が必要です。
搭乗半券(往路半券は原本・復路半券はPDF、画像可)もしくは搭乗証明及び航空券の購入額と本人による支払いが確認できる書類(例:領収書, クレジットカードの利用明細等)を提出します。

※JTB手配の場合、搭乗半券は必要ありません。
※往路分を来日時に提出済みの場合、復路分のみを提出します。
※WRHプログラムについては、WRHプログラム事務室()に復路分をご提出ください。
※特定教員および招へい者については、滞在費の支給も可能です。

参照:出張(旅費)手続きの必要書類海外招へい旅費

11. 帰国前手続き

帰国前手続き

日本滞在を終える前の手続き(退職・任期満了による)

※任期途中での帰国の場合は、「出国手続き」の “みなし再入国手続き” もご参照ください。

出国手続き

空港で在留カードを返納

※1年以内の再来日を予定している場合、返納せず “みなし再入国手続き” を行います。


受入教員向けFAQ
関連リンク集

【お問い合わせ】

客員研究員等受入について

総合案内: 研究推進部 国際推進課 国際基盤グループ

E-mail: ir.support@jim.titech.ac.jp

WRHプログラムでの外国人研究者受入について

IRFI-WRHプログラム事務室

Slack Channel(招聘プログラム照会用): #t2-irfi-wrh招聘プログラム