東京工業大学国際交流会館 | TOKYOTECH INTERNATIONAL HOUSE

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① 予約受付

下記の予約受付テンプレートにご記入のうえ、Boxファイルリクエストからご送付ください。

入居可能な場合には、Slackプライベートチャンネル(t2-外国人研究者居住施設-入居-〇〇〇〇先生)から受付番号をお知らせします。(受付番号はオンライン申請やお問い合わせの際に必要となります)

入居不可の場合には、メールもしくは電話にてご連絡します。

*記載内容によっては、別途メールまたは電話でのやりとりが発生することもあり、その場合は受付番号交付に時間がかかることをご了承ください。

注)
・同じ入居希望者のために、同じ期間に2つ以上の部屋を同時に申し込むことは出来ません。
 (例:ご家族が来日するかどうか確定しないため、同じ期間で単身室と家族室の2部屋を申し込む 等)

・同じ入居希望者のために、別の期間(※1)に2回分(※2)の予約を申し込むことは可能です。

 ※1 受付時期(https://www.iad.titech.ac.jp/accommodations/reservation/periodresidence/)にご留意ください。
 ※2 「2回分」のカウント方法は、以下のとおりです。
    ・新規予約の場合 ・・・ 2回まで申込可
    ・入居中の場合 ・・・ 入居中=1回分、退去後期間の新規予約は1回まで申込可
    但し、1回目の予約の退去日と、2回目の予約の入居日は、1ヶ月以上空けること。
    また、2回目の予約の入居も海外から来日する必要があります。

② オンライン申請

受付番号交付後、1週間以内に以下のオンライン申請フォーム(学内限定)にて入居申請情報を確定してください。確定された時点で仮予約として居室を確保します。

オンライン入居申請システムのサーバー移行に伴い、2023年9月21日より、オンライン入居申請フォームをリニューアルしました。既にアカウントをお持ちの場合には、パスワードの再設定が必要です。詳細はこちらをご覧ください。

ログイン時のメールアドレスは受入教員のmアドレスです。パスワードは各自で設定してください。(もし受入教員のmアドレスでログインできない場合には、ログインページ最下部の「はじめての方はこちら/To create a new account, click HERE.」よりお進みください。)

入居申請情報の確定後、マイページ上の [状態/Status] が [申請中/Applied] に変わりマイページ上での修正が不可となりますので、申請内容変更の際はSlackプライベートチャンネルにて会館事務室までご連絡ください。

*入居申請の際は、記入漏れのないようご注意ください。確認中の項目があればその旨を記載し、後日、内容が確定した際にSlackプライベートチャンネルにてご連絡ください。
*受付番号交付後、1週間以内に入居申請情報が確定されない場合はキャンセル扱いとなります。

③ 書類審査

申請内容を確認後、不明点等ありましたらご連絡させていただく場合がございます。
内容によってはお断りすることもありますので、ご了承ください。その場合は分かり次第、こちらからお知らせします。

申請内容の審査が完了次第、メールにて申請者と連絡担当者へお知らせします。
マイページ上の [状態/Status] は [入居許可待ち/Waiting] となります。

*申請内容の審査には1~2週間ほどいただきます。

④ 入居許可通知書発行(本予約)

入居予定日のおおよそ1ヶ月前に会館事務室より受入教員宛に、Slackチャンネルから①入居期間の変更の有無、②ビザ・航空券の取得状況、③施設使用料等の支払方法の変更の有無等について確認させていただきます (※1)。それらの確認が取れたのち、入居許可通知書、通知「長期/短期居住者の入居手続きについて」をお送りします。入居許可通知書が発行された時点で本予約となります。
この時点から許可内容の変更は、条件を満たした場合でも1回のみ可能ですのでご注意ください。詳しくは入居前かつ入居許可通知書発行後の入居期間・居室タイプの変更をご参照ください。
なお、入居予定日の10営業日前 (※2)(入居予定日の1日前の平日を1営業日前として、土日祝日を除いた平日の日数で起算)になっても日程が確定せず、入居許可通知書が発行されない場合には、予約がキャンセルされます。

※1 この段階でCOEの発行遅れ等のやむを得ない事情により入居予定日が確定しない場合には、1ヶ月未満の延長であれば計3回まで受け付けます。
※2 原則として10営業日前までに入居予定日を確定していただきます。

⑤ 提出書類および鍵の受渡し

許可書発行後、入居日のおおよそ1週間前までに居室を準備し、鍵の受渡しについてSlackプライベートチャンネルにて連絡いたします。
会館事務室の営業時間は平日9:00~17:00ですので、土日祝日および早朝深夜に入居予定の場合、キーボックスにて入居者ご本人様に直接鍵の受渡しを行います。

入居時に必要なもの

  • パスポート
  • 在留カード(3ヶ月以上滞在予定の方のみ)

*パスポート、在留カードはご家族の分も含めご用意ください。コピーは会館事務室でお取りしています。

 ※5室以上ご利用の場合は、団体扱いとなりますので、こちらをご確認の上、

  パスポート/在留カードのスキャンデータを下記のBoxファイルリクエストページから提出してください。

  提出先:https://tokyotech.app.box.com/f/4de5965e062b445c80738bb0acf54588

*入居手続き時に会館事務室にて入居者のサイン、本国の緊急連絡先を「国際交流会館入居届および誓約書」に記入していただきます。

*会館事務室は日本語と英語で対応していますが、日英とも不得意な入居者については受入研究室からの付き添いをお願いしています。



※ 電話でのお問い合わせは国際交流会館事務室へ: 内線3361、または03-5734-3361(平日9:00~17:00まで)

最終更新日:2023年11月14日